Cách quản lý nhân sự: Bí kíp thành công cho nhà lãnh đạo

Cách quản lý nhân sự không chỉ là một kỹ năng, mà còn là yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Làm thế nào để “nằm lòng” cách quản lý nhân sự một cách khéo léo, phát huy tối đa tiềm năng của nhân viên và xây dựng một đội ngũ đoàn kết? Bài viết này sẽ chia sẻ những bí kíp quý báu giúp bạn trở thành một nhà lãnh đạo xuất sắc.

1. Lắng nghe và tôn trọng ý kiến của nhân viên

Cách quản lý nhân sự hiệu quả đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải biết lắng nghe và tôn trọng ý kiến của nhân viên. Lắng nghe không chỉ giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa lãnh đạo và nhân viên, mà còn tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, nơi mỗi cá nhân đều được ghi nhận và đóng góp giá trị.

Khi nhà lãnh đạo sẵn sàng lắng nghe, họ có thể thu thập được nhiều thông tin hữu ích từ những người trực tiếp tham gia vào quy trình công việc, từ đó điều chỉnh và cải tiến các chiến lược quản lý một cách phù hợp. 

Theo một cuộc khảo sát toàn cầu của McKinsey với hơn 1.000 giám đốc điều hành, nhà quản lý và nhân viên, lời khen ngợi từ người quản lý trực tiếp, sự chú ý từ người lãnh đạo có tác động nhiều hơn đến động lực làm việc của nhân viên hơn là thưởng  bằng tiền.

2. Nắm được năng lực, điểm mạnh điểm yếu của từng nhân viên

Một cuộc khảo sát mới của McKinsey cho thấy khoảng 43% số người được hỏi cho rằng doanh nghiệp của họ đang phải đối mặt với sự chênh lệch giữa kỹ năng và kiến ​​thức của các nhân viên.

Để xây dựng một đội ngũ làm việc hiệu quả, cách quản lý nhân sự đòi hỏi nhà lãnh đạo phải nắm được năng lực, điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên. Hiểu rõ về từng cá nhân không chỉ giúp lãnh đạo phân công công việc một cách hợp lý mà còn tạo điều kiện để mỗi nhân viên phát triển tối đa tiềm năng của bản thân. 

Đồng thời, việc nhận biết điểm mạnh và điểm yếu của từng người sẽ giúp lãnh đạo phân công công việc hợp lý, tạo ra một môi trường làm việc mà mỗi thành viên đều có cơ hội đóng góp vào thành công chung.

Vì sao việc nắm vững năng lực, điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên lại quan trọng:

• Giúp giao việc phù hợp, tối ưu hóa hiệu suất
• Xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân hiệu quả
• Tạo động lực làm việc cho nhân viên
• Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa lãnh đạo và nhân viên

3. Giao tiếp hiệu quả với nhân viên

Giao tiếp hiệu quả không chỉ là một kỹ năng mềm, mà còn là yếu tố cốt lõi quyết định sự thành công của một nhà lãnh đạo trong việc quản lý nhân sự hiệu quả. Trong môi trường làm việc hiện đại, nơi mà sự đa dạng về cá nhân ngày càng tăng, khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, lắng nghe tích cực và xây dựng mối quan hệ tin cậy với nhân viên trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực (SHRM) gợi ý nên làm theo những lời khuyên sau để đạt được sự rõ ràng và giảm thiểu sự nhầm lẫn: 

• Đặt mục tiêu rõ ràng 
• Đặt kỳ vọng và trao gửi niềm tin 
• Yêu cầu nhân viên phải chịu trách nhiệm về mục tiêu của họ (có nhiều kế hoạch triển khai) 
• Đưa ra phản hồi tích cực và mang tính xây dựng 
• Thúc đẩy nhân viên và luôn hỗ trợ 
• Đề ra mục tiêu và cột mốc có thể đo lường được

4. Xây dựng văn hóa công ty tích cực

Cách quản lý nhân sự hiệu quả là yếu tố cốt lõi quyết định sự thành bại của mọi tổ chức. Trong đó, việc xây dựng văn hóa công ty tích cực đóng vai trò vô cùng quan trọng. Văn hóa công ty không chỉ là bộ quy tắc, mà còn là “linh hồn” của tổ chức, tạo ra một môi trường làm việc gắn kết, năng động và sáng tạo.

Theo một cuộc khảo sát năm 2019 của Glassdoor, hơn 75% người tìm việc cân nhắc văn hóa của công ty trước khi nộp đơn xin việc và 56% số người được hỏi cho biết văn hóa đối với họ thậm chí còn quan trọng hơn cả tiền lương. Một văn hóa công ty tích cực không chỉ giúp quản lý nhân sự dễ dàng hơn mà còn mang lại nhiều lợi ích khác như:

• Nâng cao năng suất làm việc: Khi nhân viên cảm thấy được trân trọng, có động lực và làm việc trong một môi trường thân thiện, họ sẽ tự nguyện cống hiến hết mình cho công việc.
• Giữ chân nhân tài: Một văn hóa công ty tốt là yếu tố thu hút và giữ chân những nhân tài.
• Tăng cường sự gắn kết: Văn hóa công ty giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên trong tổ chức, tạo ra một tập thể đoàn kết.
• Khuyến khích tư duy sáng tạo: Dành thời gian cho các dự án cá nhân của nhân viên như 20% thời gian của Google đồng thời tập trung mạnh vào nghiên cứu và phát triển tiềm năng của nhân viên.

5. Khuyến khích và động viên

Theo một nghiên cứu của nhà tư vấn khen thưởng và công nhận Motivates, tỷ lệ người nói rằng họ không có động lực trong công việc đã tăng lên 29% vào năm 2017, so với mức 18% của năm trước.

Có thể thấy, khuyến khích và động viên nhân viên không chỉ là một phần của cách quản lý nhân sự, mà còn là yếu tố cốt lõi để xây dựng một môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. 

Khi nhân viên cảm thấy được trân trọng, được trao cơ hội và được động viên, họ sẽ có động lực làm việc hết mình, sáng tạo và cống hiến nhiều hơn cho công ty. Một số bí quyết để khuyến khích và động viên nhân viên hiệu quả:

• Nhận biết và khen thưởng thành tích: Hãy thường xuyên quan sát, ghi nhận và khen ngợi những đóng góp của nhân viên. Một lời khen chân thành có thể tạo ra động lực rất lớn.
• Tạo cơ hội phát triển: Đầu tư vào việc đào tạo và phát triển nhân sự là một cách hiệu quả để thể hiện sự quan tâm của bạn đến sự nghiệp của họ.
• Xây dựng mối quan hệ tin cậy: Hãy tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, nơi nhân viên cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý kiến và đóng góp.
• Lắng nghe và thấu hiểu: Hãy lắng nghe những khó khăn và mong muốn của nhân viên để có thể hỗ trợ họ một cách tốt nhất.
• Tạo động lực bằng mục tiêu chung: Hãy đặt ra những mục tiêu rõ ràng và truyền cảm hứng cho toàn bộ đội ngũ. Khi nhân viên cảm thấy mình là một phần của một mục tiêu lớn hơn, họ sẽ có động lực làm việc hết mình.

Khuyến khích và động viên nhân viên là một trong những cách quản trị nhân sự quan trọng nhất để xây dựng một đội ngũ làm việc hiệu quả và gắn bó. Bằng việc áp dụng những bí quyết trên, các nhà lãnh đạo có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

6. Có lộ trình thăng tiến và lương thưởng rõ ràng, phù hợp với năng lực của nhân viên

Cuộc khảo sát vào tháng 4 năm 2018 với 2.000 nhân viên Vương quốc Anh cho báo cáo Sống để làm việc đã yêu cầu người trả lời tiết lộ nguyên nhân khiến họ thiếu động lực trong công việc. Ngoài ra, có 25% nhân viên cho biết họ không có cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp.

Gần như cùng một tỷ lệ (24%) số người được hỏi cho biết công ty của họ không trao thưởng hoặc ghi nhận thường xuyên, hơn 21% cho biết họ không có sự cân bằng tốt giữa công việc và cuộc sống và 18% cho biết công việc không làm khó họ.

Một trong những cách quản lý nhân sự hiệu quả và tạo động lực cho nhân viên chính là việc thiết lập một lộ trình thăng tiến rõ ràng và lương thưởng công bằng. Việc làm này không chỉ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về cơ hội phát triển bản thân mà còn tạo động lực thúc đẩy họ nỗ lực hơn nữa.

• Tăng cường động lực làm việc: Khi nhân viên có một mục tiêu rõ ràng và thấy được sự công nhận xứng đáng cho những đóng góp của mình, họ sẽ cảm thấy có động lực hơn trong công việc, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
• Giữ chân nhân tài: Một lộ trình thăng tiến hấp dẫn và lương thưởng cạnh tranh sẽ giúp doanh nghiệp giữ chân những nhân viên tài năng, giảm thiểu tình trạng mất mát nhân sự.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực: Việc đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong việc đánh giá và thưởng phạt sẽ góp phần xây dựng một văn hóa doanh nghiệp tích cực, nơi mọi người đều có cơ hội phát triển.

Để xây dựng lộ trình thăng tiến và hệ thống lương thưởng hiệu quả, doanh nghiệp cần tối ưu cách quản trị nhân sự bằng những cách sau:

• Đánh giá năng lực nhân viên thường xuyên: Giúp xác định đúng tiềm năng và nhu cầu phát triển của từng cá nhân.
• Xây dựng các tiêu chí đánh giá rõ ràng: Đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong quá trình đánh giá.
• Liên tục cập nhật thông tin về thị trường lao động: Đảm bảo mức lương và phúc lợi cạnh tranh.
• Tạo cơ hội đào tạo và phát triển: Hỗ trợ nhân viên nâng cao kỹ năng và kiến thức.

7. Giải quyết mâu thuẫn một cách hiệu quả

Mâu thuẫn là yếu tố không thể tránh khỏi trong mọi môi trường làm việc. Tuy nhiên, cách quản lý nhân sự khéo léo sẽ giúp các nhà lãnh đạo chuyển hóa những xung đột này thành động lực phát triển. Quản lý nhân sự hiệu quả đòi hỏi sự nhạy bén trong việc nhận diện và giải quyết mâu thuẫn ngay từ khi chúng bắt đầu nảy sinh.

Trong cách quản lý nhân sự, phân tích SWOT có thể giúp bạn làm nổi bật điểm mạnh và điểm yếu của một giải pháp cụ thể. SWOT là viết tắt của: 

• Strength: Tại sao giải pháp cụ thể này lại phù hợp với vấn đề này? 
• Weakness: Điểm yếu của giải pháp này là gì? Bạn có thể làm gì để khắc phục những điểm yếu đó không? 
• Opportunity: Những lợi ích nào khác có thể phát sinh từ việc triển khai giải pháp này? 
• Threat: Có điều gì về quyết định này có thể tác động bất lợi đến nhóm của bạn không?

Quản trị nhân sự thành công là khi các nhà lãnh đạo không chỉ biết cách giải quyết mâu thuẫn mà còn biết cách phòng ngừa chúng. Khi bạn xác định các giải pháp cụ thể, bạn có thể nêu bật những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa khác nhau của từng giải pháp. Chiến lược giải quyết vấn đề cụ thể này rất hữu ích khi bạn thu hẹp các câu trả lời và cần so sánh, đối chiếu sự khác biệt giữa các giải pháp khác nhau.

8. Đề ra định hướng phát triển

Thực tế là 40% lãnh đạo doanh nghiệp cho rằng sinh viên tốt nghiệp đại học không sẵn sàng gia nhập lực lượng lao động đã rất rắc rối do thiếu hụt nhân lực. 

Trong một cuộc khảo sát, gần một nửa số người được hỏi nói rằng kinh nghiệm làm việc là thứ dạy họ cách thành công (chứ không phải những gì họ học được ở nơi làm việc), trong khi 66% cho biết cơ hội học tập và phát triển là một phần quan trọng trong quyết định chấp nhận lời mời làm việc và ở lại lâu hơn với người chủ hiện tại của họ.

Do đó, việc đề ra định hướng phát triển cho từng nhân viên là một trong những yếu tố cốt lõi trong cách quản lý nhân sự. Khi nhân viên có một lộ trình rõ ràng, họ sẽ:

• Cảm thấy được trao quyền: Biết rõ mục tiêu và vai trò của mình, nhân viên sẽ chủ động hơn trong công việc và cảm thấy được tin tưởng.
• Tăng động lực làm việc: Việc thấy được cơ hội phát triển bản thân sẽ thúc đẩy nhân viên nỗ lực hơn để đạt được những mục tiêu đã đề ra.
• Nâng cao năng lực: Định hướng phát triển sẽ giúp nhân viên xác định được những kỹ năng cần cải thiện và có kế hoạch học tập phù hợp.
• Tăng cường sự gắn bó với công ty: Khi nhân viên cảm thấy được đầu tư và quan tâm, họ sẽ có xu hướng gắn bó lâu dài với công ty.

Tại sao định hướng phát triển lại quan trọng trong quản trị nhân sự?

• Xây dựng đội ngũ nhân sự tài năng: Đầu tư vào phát triển nhân sự là cách hiệu quả nhất để xây dựng một đội ngũ làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.
• Tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp: Một đội ngũ nhân sự năng động và sáng tạo sẽ giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường.
• Giảm tỷ lệ turnover: Khi nhân viên cảm thấy hài lòng với công việc và có cơ hội phát triển, họ sẽ ít có xu hướng tìm kiếm cơ hội mới ở nơi khác.

Định hướng phát triển không chỉ là một công cụ quản lý mà còn là một khoản đầu tư lâu dài vào sự thành công của doanh nghiệp. Khi nhân viên được trang bị những kiến thức và kỹ năng cần thiết, họ sẽ trở thành những tài sản quý giá của công ty và đóng góp tích cực vào sự phát triển chung.

9. Tổ chức các hoạt động cho nhân viên

Giao tiếp xã hội giữa các thành viên trong nhóm cải thiện mô hình giao tiếp đến hơn 50%. Nhiều hoạt động xây dựng nhóm cho phép nhân viên thực hành giao tiếp, đồng thời tạo cơ hội cho nhóm của bạn giao lưu ngoài giờ làm việc.

Có thể thấy, việc tổ chức các hoạt động ngoại khóa, teambuilding là một trong những yếu tố quan trọng trong việc quản lý nhân sự hiệu quả. Bằng việc tạo ra một môi trường làm việc năng động, gắn kết, các nhà lãnh đạo không chỉ giúp tăng cường tinh thần đồng đội mà còn góp phần thúc đẩy hiệu suất làm việc.

• Tăng cường tinh thần đồng đội: Các hoạt động chung giúp nhân viên có cơ hội hiểu rõ hơn về nhau, tạo dựng mối quan hệ bền chặt, từ đó tăng cường sự hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.
• Giảm stress và căng thẳng: Tham gia các hoạt động giải trí giúp nhân viên thư giãn, giảm bớt căng thẳng, mệt mỏi, từ đó cải thiện sức khỏe tinh thần và tăng cường năng suất làm việc.
• Nâng cao sự sáng tạo: Nhiều hoạt động ngoại khóa khuyến khích sự sáng tạo, tư duy đột phá, giúp nhân viên tìm ra những giải pháp mới cho công việc.
• Tăng cường sự gắn bó với công ty: Khi cảm thấy được quan tâm và chia sẻ, nhân viên sẽ có cảm giác gắn bó hơn với công ty, từ đó giảm thiểu tình trạng nghỉ việc.

Một số ví dụ về các hoạt động có thể tổ chức:

• Teambuilding: Các trò chơi vận động, giải quyết vấn đề nhóm.
• Sinh nhật: Tổ chức sinh nhật cho nhân viên.
• Các buổi workshop: Chia sẻ kiến thức, kỹ năng mới.
• Các chuyến đi du lịch: Tạo cơ hội cho nhân viên thư giãn và khám phá.

Tổ chức các hoạt động cho nhân viên không chỉ là một phần của cách quản lý nhân sự, mà còn là một khoản đầu tư lâu dài vào sự phát triển của doanh nghiệp. Bằng việc tạo ra một môi trường làm việc tích cực, các nhà lãnh đạo sẽ thu hút và giữ chân được những nhân tài, góp phần đưa doanh nghiệp đến thành công.

10. Theo dõi hiệu suất làm việc

Theo báo cáo của Caitlin Mazur, 85% nhân viên chủ động hơn khi nhận được phản hồi tại nơi làm việc và 89% lãnh đạo nhân sự đồng ý rằng phản hồi và kiểm tra liên tục từ đồng nghiệp là chìa khóa để đạt được kết quả thành công.

Từ đó, ta có thể khẳng định theo dõi hiệu suất làm việc là một trong những yếu tố cốt lõi trong cách quản lý nhân sự. Việc này không chỉ giúp nhà lãnh đạo đánh giá được năng lực của từng cá nhân mà còn góp phần vào việc:

• Định hướng phát triển sự nghiệp:
  • Hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu: Qua việc theo dõi, nhà lãnh đạo có thể xác định rõ những điểm mạnh cần phát huy và những điểm yếu cần cải thiện của từng nhân viên.
  • Đưa ra kế hoạch đào tạo phù hợp: Dựa trên kết quả đánh giá, nhà lãnh đạo có thể thiết kế các chương trình đào tạo, nâng cao năng lực phù hợp với từng cá nhân, giúp họ phát triển toàn diện.
• Đánh giá và khen thưởng công bằng:
  • Cơ sở để đánh giá khách quan: Dựa trên các số liệu cụ thể về hiệu suất làm việc, nhà lãnh đạo có thể đánh giá một cách khách quan, công bằng về đóng góp của từng cá nhân.
  • Tạo động lực làm việc: Việc khen thưởng kịp thời và công bằng sẽ tạo động lực cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn, góp phần nâng cao tinh thần làm việc chung của toàn bộ đội ngũ.
• Phát hiện và giải quyết vấn đề kịp thời:
  • Nhận biết dấu hiệu bất thường: Qua việc theo dõi thường xuyên, nhà lãnh đạo có thể phát hiện sớm những dấu hiệu bất thường trong hiệu suất làm việc của nhân viên, từ đó tìm ra nguyên nhân và đưa ra giải pháp kịp thời.
  • Ngăn ngừa rủi ro: Việc giải quyết vấn đề ngay từ đầu sẽ giúp ngăn ngừa những hậu quả nghiêm trọng có thể xảy ra, đảm bảo sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp.
• Cải thiện quy trình làm việc:
  • Xác định những điểm nghẽn: Bằng cách phân tích dữ liệu về hiệu suất làm việc, nhà lãnh đạo có thể xác định những công việc nào đang gặp khó khăn, những quy trình nào chưa hiệu quả.
  • Tối ưu hóa quy trình: Dựa trên những thông tin thu thập được, nhà lãnh đạo có thể đưa ra những thay đổi cần thiết để cải thiện quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất chung của toàn bộ tổ chức.

Nói chung, theo dõi hiệu suất làm việc là một hoạt động không thể thiếu trong cách quản lý nhân sự. Nó giúp nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định chính xác, xây dựng một đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo và luôn hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp.

11. Có các biện pháp xử lý phù hợp đối với nhân viên không đạt yêu cầu

Theo một nghiên cứu của Eagle Hill Consulting, khoảng 25% công nhân đang bị kiệt sức do đại dịch, trong khi 19% khác cảm thấy kiệt sức vì những lý do khác. Việc nhân viên không đạt yêu cầu là một vấn đề không thể tránh khỏi trong mọi tổ chức. Tuy nhiên, cách thức xử lý tình huống này sẽ quyết định rất lớn đến hiệu quả làm việc của toàn bộ đội ngũ và cách quản trị nhân sự của doanh nghiệp.

Một nhà lãnh đạo giỏi không chỉ biết cách khen thưởng và động viên nhân viên mà còn cần phải có những cách quản lý nhân sự phù hợp đối với những trường hợp không đạt yêu cầu. Điều này không chỉ nhằm mục đích cải thiện hiệu suất làm việc của cá nhân mà còn tạo động lực cho những nhân viên khác.

Các biện pháp xử lý phù hợp có thể bao gồm:

• Đánh giá khách quan và công bằng: Trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào, nhà quản lý cần tiến hành đánh giá một cách khách quan và công bằng về hiệu suất làm việc của nhân viên, dựa trên các tiêu chí đã được xác định rõ ràng.
• Giao tiếp rõ ràng và thẳng thắn: Sau khi đánh giá, nhà quản lý cần trực tiếp trao đổi với nhân viên về những điểm chưa đạt và những kỳ vọng của công ty. Giao tiếp rõ ràng và thẳng thắn sẽ giúp nhân viên hiểu rõ những thiếu sót của mình và có cơ hội để cải thiện.
• Đào tạo và phát triển: Đối với những trường hợp nhân viên chưa đạt yêu cầu do thiếu kỹ năng hoặc kiến thức, nhà quản lý nên xem xét cung cấp các khóa đào tạo và phát triển phù hợp để giúp họ nâng cao năng lực.
• Theo dõi và hỗ trợ thường xuyên: Sau khi đã đưa ra các biện pháp hỗ trợ, nhà quản lý cần theo dõi sát sao tiến độ làm việc của nhân viên và sẵn sàng hỗ trợ khi cần thiết. Việc theo dõi và hỗ trợ thường xuyên sẽ giúp nhân viên cảm thấy được quan tâm và có động lực để làm việc tốt hơn.
• Cân nhắc các hình thức kỷ luật: Trong trường hợp nhân viên vẫn không cải thiện sau khi đã được nhắc nhở và hỗ trợ, nhà quản lý có thể cân nhắc áp dụng các hình thức kỷ luật phù hợp, tuân thủ quy định của công ty. Tuy nhiên, việc áp dụng hình thức kỷ luật cần được thực hiện một cách công bằng và minh bạch.

Việc quản lý nhân sự yêu cầu sự linh hoạt, thích ứng với biến động xã hội. Nhà quản trị cần cái nhìn tổng quan về thị trường lao động, xu hướng phát triển của người lao động để đề ra những phương pháp quản lý phù hợp, hiện đại. Trên đây là 11 cách quản lý nhân sự dành cho nhà lãnh đạo mà AIA Agency muốn chia sẻ đến các CEO, chủ doanh nghiệp và các cấp quản lý.

AIA Agency mong rằng những thông tin này hữu ích với bạn và bạn có thể chọn lọc ra những phương pháp phù hợp áp dụng vào quản lí nhân viên của mình. Chúc bạn sẽ xây dựng, quản lý được đội ngũ nhân viên chất lượng và cạnh tranh nhất nhé!